Polityka Prywatności

Twoja prywatność jest dla nas najważniejsza

Data ostatniej aktualizacji: 1 grudnia 2025

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest firma ZINIT z siedzibą w Kobierzycach (55-040), ul. Sportowa 35, NIP: 896-116-23-34 (dalej: „Administrator" lub „my").

Kontakt z Administratorem możliwy jest pod adresem e-mail: kontakt@ksefan.pl.

2. Zakres i źródła zbieranych danych

Zbieramy dane osobowe z następujących źródeł:

  • Bezpośrednio od Ciebie – podczas rejestracji, korzystania z aplikacji, kontaktu z nami.
  • Automatycznie – dane techniczne podczas korzystania z aplikacji (adres IP, dane urządzenia, pliki cookies).

3. Kategorie przetwarzanych danych

Kategoria danych Przykłady Cel przetwarzania Podstawa prawna Okres przechowywania
Dane identyfikacyjne Adres e-mail Identyfikacja użytkownika, komunikacja Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) Czas trwania umowy + 3 lata
Dane firmy NIP, nazwa firmy, adres siedziby Wystawianie faktur, integracja z KSeF Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) Czas trwania umowy + 5 lat (przepisy podatkowe)
Dane transakcyjne Historia faktur, numery KSeF Realizacja usługi, dokumentacja podatkowa Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) 5 lat (przepisy podatkowe)
Dane płatnicze Historia transakcji (bez pełnych numerów kart) Rozliczenia, fakturowanie Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) 5 lat (przepisy podatkowe)
Dane techniczne Adres IP, typ przeglądarki, logi systemowe Bezpieczeństwo, diagnostyka, analityka Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes) 12 miesięcy

4. Cele przetwarzania i podstawy prawne

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach:

4.1. Realizacja umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

  • Świadczenie usługi wystawiania i wysyłania faktur do KSeF
  • Obsługa konta użytkownika
  • Komunikacja dotycząca usługi
  • Wysyłka faktur do KSeF w imieniu użytkownika

4.2. Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

  • Wystawianie i przechowywanie faktur VAT
  • Prowadzenie dokumentacji podatkowej
  • Odpowiedzi na żądania organów państwowych

4.3. Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

  • Zapewnienie bezpieczeństwa systemów IT
  • Wykrywanie i zapobieganie nadużyciom
  • Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami
  • Analiza i ulepszanie usług
  • Marketing bezpośredni własnych usług

4.4. Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

  • Wysyłka newslettera i materiałów marketingowych (jeśli wyraziłeś zgodę)
  • Analityka z wykorzystaniem plików cookies (opcjonalne)

5. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

Odbiorca Cel przekazania Lokalizacja
Ministerstwo Finansów (KSeF) Wysyłka faktur ustrukturyzowanych Polska
Dostawcy hostingu Przechowywanie danych, infrastruktura IT EOG
Przelewy24 (DialCom24 Sp. z o.o.) Obsługa płatności elektronicznych Polska
Dostawcy usług e-mail Wysyłka powiadomień e-mail EOG
Biuro rachunkowe Prowadzenie księgowości Administratora Polska
Organy państwowe Na podstawie przepisów prawa (US, NIK, sądy) Polska

6. Przekazywanie danych poza EOG

Dane są przechowywane i przetwarzane wyłącznie na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W przypadku korzystania z usług zewnętrznych dostawców spoza EOG, transfer odbywa się na podstawie:

  • Standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską
  • Dodatkowych środków bezpieczeństwa wymaganych po wyroku Schrems II

Kopię standardowych klauzul umownych możesz uzyskać kontaktując się z nami.

7. Podwójna rola Administratora

W zależności od rodzaju danych pełnimy różne role:

7.1. Administrator danych

Jesteśmy administratorem Twoich danych jako użytkownika serwisu (e-mail, dane firmy, dane płatnicze, dane techniczne).

7.2. Podmiot przetwarzający

W zakresie danych osobowych zawartych w fakturach (dane Twoich kontrahentów) działamy jako podmiot przetwarzający na Twoje zlecenie. Ty pozostajesz administratorem danych swoich kontrahentów.

8. Twoje prawa

Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa:

  • Prawo dostępu (art. 15) – możesz uzyskać informację, jakie Twoje dane przetwarzamy i otrzymać ich kopię.
  • Prawo do sprostowania (art. 16) – możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
  • Prawo do usunięcia (art. 17) – możesz żądać usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów przetwarzania lub cofniesz zgodę.
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18) – możesz żądać ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach.
  • Prawo do przenoszenia danych (art. 20) – możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie i przenieść je do innego administratora.
  • Prawo do sprzeciwu (art. 21) – możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego.
  • Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3) – jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją cofnąć w dowolnym momencie.

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami: kontakt@ksefan.pl.

Odpowiedź na żądanie otrzymasz w ciągu 30 dni. W skomplikowanych przypadkach termin może zostać przedłużony o kolejne 60 dni, o czym zostaniesz poinformowany.

9. Prawo do skargi

Jeśli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO, masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
uodo.gov.pl

10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy następujące środki techniczne i organizacyjne:

  • Szyfrowanie transmisji – TLS 1.2+ dla wszystkich połączeń
  • Szyfrowanie danych at-rest – AES-256 dla wrażliwych danych
  • Hashowanie haseł – BCrypt z siłą 12
  • Kontrola dostępu – zasada minimalnych uprawnień
  • Monitoring bezpieczeństwa – wykrywanie nieautoryzowanych dostępów
  • Kopie zapasowe – regularne backupy z szyfrowaniem
  • Szkolenia – personel przeszkolony z ochrony danych

11. Pliki cookies

Aplikacja Ksefan.pl wykorzystuje pliki cookies. Szczegółowe informacje znajdziesz w naszej Polityce Cookies.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, które wywoływałoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływało.

13. Obowiązek podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z usługi. Bez adresu e-mail i danych firmy (NIP) nie możemy świadczyć usługi wysyłki faktur do KSeF.

14. Zmiany Polityki Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności. O istotnych zmianach poinformujemy Cię poprzez wiadomość e-mail lub komunikat w aplikacji z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.

15. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

Polityka Prywatności obowiązuje od dnia 1 grudnia 2025 r.